L’ADAPTATION DES RÈGLES CONCERNANT LA TENUE DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 favorise, rétroactivement à compter du 12 mars 2020, et jusqu’au 31 juillet 2020 (ce délai pouvant être prorogé par décret), la continuité des organes de direction et des assemblées générales des groupements de droit privé : sociétés et associations.

Ce texte a été complété par le décret n° 2020-418 du 10 avril 2020, qui précise les règles de représentation des associés aux assemblées, favorise le vote à distance par voie électronique, et adapte les règles de composition du bureau des assemblées.

1°) Adaptation des règles de convocation et d’information

Dans le champ temporel de l’application de cette ordonnance :

■ Lorsqu’une société cotée est tenue de procéder à la convocation d’une assemblée d’actionnaires par voie postale, aucune nullité de l’assemblée n’est encourue du seul fait qu’une convocation n’a pas pu être réalisée par voie postale en raison de circonstances extérieures à la société.

■ Lorsqu’une personne morale est tenue de faire droit à une demande de communication d’un document ou d’une information à un membre d’une assemblée préalablement à la tenue de celle-ci en vertu des dispositions qui lui sont applicables, cette communication peut être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande, l’adresse électronique à laquelle elle peut être faite.

2°) Adaptation des règles de participation et de délibération

■ Lorsqu’une assemblée est convoquée en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, l’organe compétent pour la convoquer ou le représentant légal agissant sur délégation de cet organe peut décider qu’elle se tient sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle. Dans ce cas, les membres participent ou votent à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent tels qu’aménagés et complétés le cas échéant pas la présente ordonnance. Les décisions sont alors régulièrement prises. Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister sont avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d’y assister.

■ Sans qu’une clause des statuts ou du contrat d’émission ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification. Les autres personnes ayant le droit d’assister aux séances des assemblées peuvent y assister par les mêmes moyens.

Les moyens techniques mis en oeuvre transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Ces dispositions sont applicables, quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer : donc, y compris une assemblée générale extraordinaire.

■ Lorsque l’organe qui convoque l’assemblée ou son délégataire décide de faire application des dispositions ci-dessus, et que tout ou partie des formalités de convocation de l’assemblée ont été accomplies préalablement à la date de cette décision, les membres de l’assemblée en sont informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, sans préjudice des formalités qui restent à accomplir à la date de cette décision. Dans ce cas, la modification du lieu de l’assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation (article 7, § I, de l’ordonnance n° 2020-321).

3°) Organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction

■ Sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer, sont réputés présents aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, leurs membres qui y participent au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective (article 8 de l’ordonnance). Ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. Les dispositions du présent article sont applicables quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’organe est appelé à statuer.

■ Sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer, les décisions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres dans des conditions assurant la collégialité de la délibération.

Les dispositions du présent alinéa sont applicables quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’organe est appelé à statuer.

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